Ups, das ist noch eine veraltete Version…

In eigentlich jedem Unternehmen gibt es sie, mal streng nach Vorschrift und detailliert, mal weniger.

Und so gut die Theorie sie beschreibt, in der Praxis wird sie gerne aufgeschoben, ist unvollständig oder aber wird ganz vergessen. Die Rede ist allgemein von der Dokumentation. Seien es Arbeitsprozesse oder, wie es mir zuletzt wieder passierte, ein Handbuch.

So sitze ich mit einem Kunden in einer Besprechung zu Einweisung in ein System und gehe mit ihm anhand des Handbuches die unterschiedlichen Funktionen durch. Ich merke, dass der Kunde gar nicht alles benötigt. Also im ersten Moment (zumindest in diesem Fall) zu viel dokumentiert ist.

Schnell wird aber auch klar: die Screenshots sind längst veraltet und teilweise sind einige beschriebenen Prozesse mittlerweile ganz anders.

Das ist im ersten Moment natürlich unangenehm und direkt merkt man sich vor, das Handbuch doch einmal wieder zu aktualisieren. Nach der Besprechung unterhält man sich dann natürlich darüber mit den Kollegen, wie man dieses Problem des veralteten Handbuches dauerhaft lösen kann: die Aktualisierung muss direkt mit der Umsetzung von Neuerungen geschehen.

Das ist in der Theorie ganz schön, nur sollte dieses dann auch am Besten von einem Tester mit überprüft werden.

Es gibt eben unterschiedliche Ansätze mit der „Wartung“ von Dokumentationen umzugehen. Teilweise kann man bei der Softwareentwicklung die Dokumentation direkt aus dem Code generieren, dieses Vorgehen ist für ein Handbuch, welches an einen Kunden weitergegeben wird, allerdings nicht tauglich.

In meinem Fall ist der wohl beste Ansatz, bei jeder Änderung direkt das Handbuch zu erweitern oder zumindest zu prüfen, ob dieses angepasst werden muss und eine 2. Person vor der Freigabe auch genau das noch einmal abcheckt.

Genug… ich muss noch ein Handbuch aktualisieren.

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Dieser Artikel wurde verfasst von Lukas Storp

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